1、相对岗位需求:
我们介绍了基于绝对岗位的OA系统流程设计方式,凡事无绝对,今天我们来看看另一种流程设置方式——基于相对岗位。
在华天动力OA系统中,绝对岗位指该岗位具有“绝对性、唯一性”,那么相对岗位显然就是指该岗位具有“相对性、广泛性”。先来看一个需求实例:
我公司的岗位层级是:普通员工——部门经理——主管副总——总经理,现在要在OA系统中设计一个工作流程,但有两个问题:
1、各部门人员在起草申请的时候,如何自动提交给自己的部门经理审批?
2、有的表单不需要部门经理审批,只需要提交给主管副总来批,如何实现?
这时候就使用到了华天动力OA系统中基于相对岗位的流程设计方式。
2、相对岗位的类型:
相对岗位也就是相对于某个(些)人员的上级岗位。比如部门经理就是一个相对岗位,如果有三个部门就会有三个部门经理,他们只管辖自己的部门。当不同的部门人员提出申请时,其对应的部门经理是不同的,这就是相对岗位的用法。
相对岗位是一个泛称,在华天动力OA系统中有四种类型:申请人的直属领导、审批人的直属领导、申请人的直属岗位级别、审批人的直属岗位级别:
1)申请人的直属领导: 当前申请人的直属领导只与申请人相关,如果申请人只是一个普通员工,则该申请人的直属领导便有可能是一个部门经理;若该申请人是一个部门经理,则其该申请人的直属领导便有可能是副总经理,申请人的直属领导随着申请人的不同而不同。
2)审批人的直属领导:当前审批人的直属领导和当前审批人直接相关。如果当前审批人是个部门经理,则当前审批人的直属领导便是副总经理;若当前审批人是副总经理,则当前审批人的直属领导便是总经理。当前审批人的直属领导随着当前审批人的角色变化而变化。
3)申请人的直属岗位级别:不同人员在不同的岗位上有不同的权限,与之对应的是不同的岗位级别。比如总经理的岗位级别是一级,副总经理的岗位级别就是二级,部门经理的岗位级别是三级。同一个审批流程,不同岗位的人发起有不同的流转方式,比如副总经理发起的表单不会经过下级部门,而是直接转到总经理审批。标注不同的岗位级别,就能够让高级别的申请人直接找更上级领导审批,也可以实现跨级审批。
在华天动力OA系统中提供了N级岗位的设计方式,也就是跨级审批,N指的是具体跳到哪一级岗位的领导。
4)审批人的直属岗位级别:可以指定特定人员进行审批,通过岗位级别不同选取不同人员进行审批。比如部门经理发起的申请(岗位级别是三级),如果想跳过副总经理,直接让总经理审批,那么则将审批人设为一级岗位即可。这样就满足了跨级别、跨部门的审批需要。
华天动力OA系统中的相对岗位设置界面
3、应用案例:
金信集团出台了员工带薪休假制度,规定在集团工作满2年的员工,每年可以申请5天时间的带薪休假,工作时间每增加一年,休假时间增加两天,最长不超过15天。
人事部规定,提出休假申请的员工,必须首先经过部门经理和主管副总的审批,以确保工作不受影响,并请信息部协助制作审批流程。
系统管理员高新全看了人事部的要求,知道这个审批流程很简单,采用基于相对岗位的流程定义,只要设置一个审批单就可以让全公司员工使用了。设计好申请单的格式后,他设置了审批流程为:申请人—申请者的直属领导—当前审批者的直属领导—人事部经理。
在这个流程里,系统会根据申请人部门的不同,自动选择他的直属领导,如果申请人是普通员工,其直属领导就是部门经理;如果申请人是部门经理,其直属领导就是主管副总(总监),这就是相对岗位的含义。
技术部和生产部的部门经理岗位上面有两级直属领导,分别是研发经理、生产经理—生产副总,系统也会根据岗位级别的不同而自动判断。
后记
至此,我们介绍完了华天动力OA系统中四种基本的流程设计方式:基于指定人员、基于预定义人员、基于绝对岗位、基于相对岗位。这四种方式既可以单独使用,也可以组合使用,可以灵活的设计出各种或简单或复杂的工作流,实现工作流程的规范化和自动化。